Una historia sobre control documental

Una historia sobre control documental

Recuerdo una visita peculiar a mi abuela, entre platicas y risas mi abuela sacó un álbum de fotos de la boda de mis padres, para estas alturas un álbum de fotos es quizá una antigüedad comparable a las películas en VHS o el servicio postal; nos llevó la mañana entera ver el álbum pues entre las fotos iban saliendo historias graciosas y uno que otro suspiro. Después vino la boda de mi tía Amelia, luego la de mi tío Francisco, luego pasamos a los bautizos con los respectivos anexos tomados de los periódicos, las fotos de las quinceañeras, anexando las invitaciones y los mensajes de buenos deseos, algunos incluso contenían listones, flores secas, o servilletas con estampados; las fotos de viajes a la playa, deportes, etc. Le pregunté si tenía fotos de la primera vez que fuimos al entonces Distrito Federal, a lo que contestó: si, están en el álbum que tengo en el armario del comedor ahorita vamos. La conclusión a la que llegué fue qué mi abuela tenía un absoluto e intachable control documental.

En toda organización este tema puede llegar a ser un dolor de cabeza o, todo lo contrario, un eslabón más funcionando para que nuestra organización alcance sus objetivos, pero ¿cuáles son los propósitos del control documental? ¿En qué momento es bueno comenzar a ordenar todo el ‘relajito’ de archivos y versiones? Y fundamentalmente ¿cómo cuidar este aspecto del SIG que nos acerca a nuestros objetivos como organización y al cumplimiento de las certificaciones requeridas?

Se le conoce como gestión documental a la parte del sistema de gestión responsable de que la documentación se encuentre ordenada, accesible, protegida, actualizada, disponible y segura. Es vital para toda compañía generar un espacio seguro y accesible en el cual los documentos se conserven y se puedan encontrar fácilmente. El quehacer documental no dista mucho de una labor de gestión o de buena dirección, que entre menos se hacen notar más indican que se realizaron perfectamente bien; me explico, cuando un proceso tiene una buena gestión el resultado será óptimo y sin demora dejando el terreno listo para que el trabajo sea excelente; sin embargo, cuando la gestión flaquea, el proceso se ve débil y hace que los operarios presenten mayores dificultades para lograr un trabajo de excelencia, haciendo que el cliente o el destinatario final de nuestro trabajo, reciba un trabajo decepcionante o todo lo contario.

No olvidemos que el trabajo en equipo es quizá la parte más fuerte y real del día a día de una compañía, ahora, el control documental permite enaltecer el trabajo en equipo y sacar el potencial de cada proceso porque lo sustenta y documenta, es decir pone en papel la acción. La respuesta a la pregunta ¿cuándo comenzar? Es ahora, desde ya se puede pensar en mejorar o en su caso comenzar a implementar un sistema de gestión funcional para nuestra organización, considerando los objetivos que están trazados desde la dirección. ¿Por dónde empezar? Aunque ya no es un requisito estrictamente necesario, nos recomienda nuestro director, comenzar por el manual de calidad. Este es un ejemplo perfecto de la capacidad para transmitir conocimientos y sistematizar ciertas tareas, en pocas palabras el manual, recopila los conocimientos obligados de cada organización, orienta a los nuevos miembros y da cuenta de los valores principales de la organización.

¿Cómo darle mantenimiento a ese control? Como sabemos un sistema de gestión es un sistema cambiante que puede ser modificado tantas veces la organización lo necesite, siempre en pro de que sea funcional; esto quiere decir que el control documental es una tarea constante y debe ser consciente evitando a toda costa dejar para después ordenar donde corresponde, o no verificar la nomenclatura, antes de guardar. Es necesario si, llegar a acuerdos que den cabida a las mínimas excepciones, aplicar, modificar, aplicar hasta encontrar sinergia.

Finalmente anotamos aquí algunas ventajas del Control Documental:

  • Comunicación de la información, el simple hecho de bajar la información a papel ya es una herramienta para estandarizar y a la larga para mejorar.
  • Evidencia de archivos registrados y de acciones realizadas; es abrumador dejarle todo a la memoria, tener la evidencia organizada nos ahorrará tardes buscando y desvelos innecesarios.
  • Compartir y crear conocimiento, así como preservarlo; la organización es creadora de conocimiento, el personal aporta su talento y creatividad para dar mejores resultados, tener el control documental hace que ese conocimiento permanezca en la organización.
  • Contribuir al SIC de la organización y por tanto a la mejora; al final del día la organización tiene metas específicas, la gestión documental nos acerca al cumplimiento de estas y además al cumplimiento legal.

Consideremos que un control Documental es una inversión, conlleva tiempo, esfuerzo y recursos económicos; lo mejor es hacer una estrategia con asesoramiento, para darle la correcta implementación, darles a los responsables de proceso las armas para luchar conta ese horrible monstruo del descontrol documental. 

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